Mahasiswa UGM Dorong Revitalisasi Digital Pemerintah Kampung Giring-Giring melalui Penguatan Layanan dan Administrasi Berbasis Teknologi

Berau, Kalimantan Timur — Transformasi digital di tingkat pemerintahan kampung tidak selalu harus dimulai dengan membangun sistem baru dari awal. Dalam banyak kasus, tantangan justru terletak pada bagaimana teknologi yang telah dimiliki dapat ditata, diperbaiki, dan dimanfaatkan secara berkelanjutan. Hal tersebut menjadi salah satu fokus mahasiswa KKN-PPM UGM 2026 di Kampung Giring-Giring, Kecamatan Biduk-Biduk, Kabupaten Berau, Kalimantan Timur.

Melalui rangkaian program kerja di bidang teknologi informasi, mahasiswa UGM melakukan revitalisasi digital terhadap sejumlah aspek pengelolaan informasi dan pelayanan Pemerintah Kampung Giring-Giring. Revitalisasi tidak hanya diarahkan pada pembangunan teknologi baru, tetapi juga mencakup evaluasi sistem yang telah berjalan, penataan data dan dokumen, peningkatan akses informasi publik, serta pengembangan kanal pelayanan administrasi yang lebih mudah dijangkau masyarakat.

Berawal dari Pemetaan Permasalahan Digital Kampung

Pelaksanaan program diawali dengan observasi terhadap kondisi digital yang telah dimiliki pemerintah kampung serta diskusi dengan aparatur kampung mengenai kebutuhan mereka. Dari proses tersebut terlihat bahwa sejumlah kebutuhan sebenarnya telah memiliki perangkat teknologi, tetapi belum sepenuhnya tertata dan dimanfaatkan secara optimal.

Salah satu contohnya adalah pengelolaan arsip administrasi kampung. Dokumen sebelumnya telah disimpan secara digital menggunakan Google Drive, tetapi struktur penyimpanannya belum memiliki standar yang konsisten. Kondisi tersebut menyebabkan dokumen lebih sulit ditemukan, struktur folder tidak seragam, serta muncul kekhawatiran terhadap pengendalian akses dan keamanan dokumen administrasi. Pemerintah kampung juga belum memiliki standar operasional baku mengenai bagaimana dokumen digital harus disimpan dan dikelola.

Alih-alih langsung membangun aplikasi pengarsipan baru yang membutuhkan sumber daya teknis dan pemeliharaan jangka panjang, mahasiswa memilih pendekatan yang lebih realistis dengan melakukan penataan sistem arsip digital yang telah digunakan kampung. Struktur dokumen disusun kembali berdasarkan kategori administrasi, standar penamaan file diperkenalkan, hak akses mulai ditata, dan pengelolaan arsip dilengkapi dengan SOP serta panduan penggunaan. Pendekatan tersebut dipilih dengan mempertimbangkan keberlanjutan setelah mahasiswa KKN meninggalkan lokasi.

Revitalisasi Website sebagai Pusat Informasi Kampung

Aspek lain yang menjadi perhatian adalah keberadaan website kampung berbasis OpenSID. Website yang seharusnya menjadi salah satu kanal utama penyampaian informasi kampung membutuhkan pembaruan dan penataan kembali agar informasi yang ditampilkan lebih relevan dengan kondisi kampung.

Mahasiswa melakukan revitalisasi dengan melengkapi kembali informasi profil kampung, memperbarui konten yang diperlukan, serta melakukan pengecekan terhadap kondisi website setelah proses pengembangan. Salah satu bagian penting dari kegiatan tersebut adalah dokumentasi ulang, termasuk pengambilan foto bersama pemerintah kampung karena materi visual yang tersedia sebelumnya belum memadai untuk menggambarkan kondisi Kampung Giring-Giring secara optimal.

Proses maintenance setelah pengembangan juga menjadi bagian penting dari revitalisasi. Website tidak hanya diperbaiki sampai dapat ditampilkan, tetapi kembali diperiksa untuk memastikan perubahan berjalan sebagaimana mestinya. Dalam proses tersebut ditemukan pula persoalan keamanan pada sistem OpenSID berupa serangan yang menyisipkan konten tidak semestinya pada website. Temuan tersebut menunjukkan bahwa digitalisasi pemerintahan tidak berhenti pada pembangunan dan pengisian konten, tetapi juga membutuhkan perhatian terhadap aspek keamanan dan pemeliharaan.

Membuka Akses Pelayanan Administrasi melalui WhatsApp

Revitalisasi kemudian diperluas dari sisi internal pemerintahan menuju interaksi langsung dengan masyarakat. Salah satu program yang dikembangkan adalah Digitalisasi Layanan Administrasi Kampung melalui Sistem Auto Response WhatsApp.

Gagasan dasarnya sederhana: masyarakat tidak harus terlebih dahulu datang ke kantor kampung hanya untuk mengetahui informasi mengenai layanan administrasi. Melalui nomor layanan WhatsApp, masyarakat dapat berinteraksi dengan sistem dan memperoleh informasi mengenai jenis layanan, persyaratan, jam pelayanan, serta jalur untuk menghubungi petugas.

Sistem dikembangkan menggunakan WhatsApp Cloud API dengan backend Node.js dan Express. Alur layanan dirancang menggunakan menu interaktif sehingga masyarakat dapat memilih jenis layanan yang dibutuhkan. Beberapa layanan yang diakomodasi dalam sistem antara lain Surat Pengantar, Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM), Surat Nikah, Surat Domisili, layanan pindah dan datang penduduk, serta pengaduan.

Arsitektur sistem dirancang agar informasi layanan dapat dikelola secara terpisah dari logika program. Dengan pendekatan tersebut, perubahan informasi seperti persyaratan dokumen tidak selalu membutuhkan perubahan kode program. Konsep ini penting bagi keberlanjutan sistem karena pengelolaan informasi pada akhirnya dapat dilakukan oleh pihak kampung sesuai kebutuhan.

Pengembangan sistem juga tidak berhenti pada tahap coding. Sistem melalui pengujian terhadap beberapa skenario penggunaan, mulai dari pesan pembuka, pemilihan menu layanan, pemilihan jenis surat, alur pengaduan, hingga pengiriman gambar dalam percakapan. Setelah deployment, sistem ditempatkan pada lingkungan produksi dan dilakukan monitoring serta maintenance.

Dalam implementasinya, mahasiswa juga menemukan beberapa kendala teknis, salah satunya cronjob yang terkadang gagal sehingga sistem membutuhkan mekanisme monitoring dan perbaikan setelah deployment. Hal tersebut menjadi bagian dari pembelajaran bahwa penerapan sistem digital di lingkungan nyata membutuhkan proses pemeliharaan berkelanjutan, bukan sekadar menyelesaikan tahap pengembangan.

Memperkuat Visibilitas Digital UMKM dan Homestay

Transformasi digital juga diarahkan pada potensi ekonomi yang dimiliki Kampung Giring-Giring. Salah satu pendekatan yang dilakukan adalah optimalisasi Google Business Profile dan Google Maps sebagai sarana meningkatkan visibilitas digital UMKM dan usaha homestay.

Langkah tersebut bertujuan agar keberadaan usaha masyarakat tidak hanya bergantung pada informasi dari mulut ke mulut, tetapi juga dapat ditemukan melalui pencarian digital. Informasi mengenai lokasi, profil usaha, foto, serta informasi pendukung lainnya dapat menjadi pintu masuk bagi masyarakat luar kampung maupun wisatawan yang sedang mencari layanan di wilayah Biduk-Biduk.

Pendekatan ini memperlihatkan bahwa revitalisasi digital kampung tidak hanya berhubungan dengan administrasi pemerintahan. Infrastruktur informasi digital yang baik juga dapat dimanfaatkan untuk mendukung potensi ekonomi lokal dan pariwisata.

Bukan Sekadar Membuat Teknologi, tetapi Menyiapkan Keberlanjutan

Salah satu prinsip yang menjadi pertimbangan dalam rangkaian program tersebut adalah keberlanjutan. Mahasiswa tidak hanya mengejar jumlah sistem atau fitur yang berhasil dibuat, tetapi mempertimbangkan apakah teknologi tersebut masih dapat digunakan ketika kegiatan KKN telah selesai.

Pertimbangan tersebut terlihat dalam pemilihan solusi pengarsipan digital. Pemerintah kampung tidak diarahkan untuk menggunakan sistem custom yang membutuhkan programmer dan server khusus apabila kebutuhan tersebut belum diperlukan. Sebaliknya, teknologi yang sudah familiar bagi aparatur dioptimalkan melalui struktur folder, pengaturan akses, standar penamaan, SOP, dan pelatihan.

Hal serupa diterapkan pada sistem layanan WhatsApp. Dokumentasi, handoff, serta panduan maintenance menjadi bagian dari proses akhir sehingga sistem tidak berhenti sebagai proyek mahasiswa. Pengembangan juga disertai pengujian dan monitoring setelah sistem masuk ke lingkungan produksi.

Dengan demikian, keberhasilan revitalisasi digital tidak hanya diukur dari apakah sebuah website dapat dibuka, chatbot dapat memberikan respons, atau dokumen telah dipindahkan ke penyimpanan digital. Ukuran yang lebih penting adalah apakah pemerintah kampung mampu memahami, menggunakan, mengelola, dan melanjutkan teknologi tersebut secara mandiri.

Membangun Fondasi Digital Pemerintahan Kampung

Rangkaian kegiatan mahasiswa KKN-PPM UGM di Kampung Giring-Giring menunjukkan bahwa transformasi digital di tingkat kampung memiliki cakupan yang jauh lebih luas daripada sekadar pembangunan aplikasi. Digitalisasi menyentuh berbagai lapisan, mulai dari bagaimana pemerintah mengelola arsip internal, bagaimana informasi kampung disampaikan kepada publik, bagaimana masyarakat memperoleh informasi administrasi, hingga bagaimana potensi ekonomi lokal ditemukan melalui kanal digital.

Melalui revitalisasi tersebut, mahasiswa UGM berupaya membangun fondasi digital yang lebih tertata bagi Pemerintah Kampung Giring-Giring. Website diperbarui dan dipelihara, pengelolaan arsip ditata, kanal pelayanan administrasi dikembangkan melalui WhatsApp, serta visibilitas digital usaha masyarakat diperkuat.

Pada akhirnya, teknologi bukanlah tujuan utama dari program tersebut. Teknologi digunakan sebagai alat untuk membuat administrasi lebih tertata, informasi lebih mudah diakses, pelayanan lebih dekat dengan masyarakat, dan potensi kampung lebih terlihat secara digital.

Upaya tersebut menjadi bagian dari kontribusi KKN-PPM UGM 2026 dalam mendorong pemanfaatan teknologi yang tidak hanya selesai pada saat program berlangsung, tetapi memiliki peluang untuk terus digunakan dan dikembangkan oleh masyarakat serta Pemerintah Kampung Giring-Giring setelah kegiatan KKN berakhir.